Werden die Chancen von Veranstaltungen verspielt?

Bei manchen Veranstaltungen wundert man sich, wie geduldig die Teilnehmer sitzen bleiben, obwohl sie rasch erkennen: Zeitverschwendung! Veranstaltungen sind zu oft oberflächlich, langweilig und nicht auf die Zielgruppe abgestimmt. Erwartungen werden nicht erfüllt und das Mikro funktioniert zu Beginn sowieso nicht. Wie agieren Unternehmen, wenn sie als Veranstalter auftreten? Wir sind in Interviews mit Communication Managern und für Veranstaltungen zuständigen  Führungskräften dem Qualitätsanspruch auf den Grund gegangen.

Theoretisch ist alles bestens bekannt: die Bedeutung integrierter Unternehmenskommunikation, die Effizienz von Projektmanagement, die motivierende Wirkung guter Zusammenarbeit, die Notwendigkeit langfristiger Planung usw. Gilt das auch bei der Durchführung von Veranstaltungen? In den Gesprächen offenbarten sich erstaunliche Glaubenssätze:

Glaubenssatz Nr. 1:
Veranstaltungen brauchen keine Zielsetzung

„Welche Zielsetzung? Wir machen diese Veranstaltung jedes Jahr.“
Es wird bereits über Inhalt und Ablauf nachgedacht, ohne zunächst das gesteckte Ziel herauszuarbeiten. Veranstaltungen sind nur dann eine sinnvolle Investition, wenn sie in die Gesamtstrategie der Unternehmenskommunikation integriert sind und die operativen Ziele des jeweiligen Bereichs unterstützen. Das klingt hier so selbstverständlich, Veranstaltungen erleiden aber häufig das Schicksal von Insellösungen. Eine klare Zielsetzung ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Überlegungen zu Zielgruppe, Programm, Ablaufplanung und Kommunikationsprozess nach innen und außen.

Glaubenssatz Nr. 2:
Veranstaltungen müssen im Tagesgeschäft mitlaufen

„Meist brennt es schon und ich muss das Projekt ja ‚nebenbei’ schaffen.“
Das Tagesgeschäft hindert daran, sich mit voller Kraft  der Veranstaltung zu widmen. Die Kurzfristigkeit der Planung erhöht zusätzlich den Druck. Nur mit effizientem Projektmanagement kann es gelingen, einen so komplexen Prozess wie eine Veranstaltung vom Konzept bis zur Auswertung der Ergebnisse zu steuern.

Glaubenssatz Nr.3:
Veranstaltungen werden immer nach dem gleichen Muster durchgeführt

„Was sich bewährt hat, soll wieder gemacht werden, nur keine Experimente.“
Vortrag, Podiumsdiskussion, Fragen an das Plenum, vielleicht noch Arbeitsgruppen – das ist der traditionelle Ablauf einer Veranstaltung. Vielfältige Arbeitsmethoden, die zum Beispiel im Training und in der Beratung selbstverständlich sind, machen Veranstaltungen für die TeilnehmerInnen interessant und lebendig. Das gilt besonders für Methoden, die andere Sinne ansprechen, wie Theater, Musik oder andere künstlerische Elemente.

Glaubenssatz Nr.4:
TeilnehmerInnen wollen lieber berieselt als aktiviert werden

„Wenn man sich Fragen oder Kommentare erhofft, meldet sich keiner im Plenum.“
Diese Haltung wird allerdings vom Veranstalter selbst ausgelöst, sowohl durch den Stil der Kommunikation als auch durch die eingesetzten Methoden und den Programmablauf. Wenn das Konzept der Veranstaltung monologisch aufgebaut ist, kann man keine Dialogbereitschaft erwarten. Aus passiven Beobachtern aktive Teilnehmer zu machen erfordert, dem Kommunikationsprozess vor, während und nach der Veranstaltung einen hohen Stellenwert einzuräumen.

Glaubenssatz Nr. 5:
VIP-Kunden sind nur an Social Events interessiert

„Wir müssen einfach mehr bieten als die Konkurrenz. Nächstes Jahr müssen wir übertreffen, was wir heuer gemacht haben.“
Der Reizüberflutung wird durch noch aufwändigere Event-Ideen begegnet. Damit tritt die inhaltliche Botschaft immer mehr in den Hintergrund, es gibt keinen erkennbaren Bezug mehr zum Unternehmen und die Veranstaltungen werden austauschbar. Womit kann man anspruchsvolle Kunden noch begeistern und eine nachhaltige Wirkung erzielen? Das gelingt nur mit Veranstaltungen, die authentisch, überraschend und berührend sind. Mit Informationen, die Neugierde stillen, mit Themen, die unter den Nägeln brennen, mit Unterlagen, die man später gern wieder zur Hand nimmt.

Glaubenssatz Nr. 6:
Die Gäste wollen auf der Bühne bekannte Gesichter sehen

„Moderatoren müssen bekannt sein, am besten ist, man nimmt jemandem vom Fernsehen.“
Viele glauben, dass TV-Stars das Anforderungsprofil eines Moderators perfekt erfüllen. Sie können eine Veranstaltung live moderieren und treten professionell auf der Bühne auf. Die Auswahlkriterien sollten aber bei jeder Veranstaltung spezifisch definiert werden.  Wie wichtig sind Fachkenntnisse, um den Diskussionsablauf zu steuern? Hat der Moderator Erfahrung mit gruppendynamischen Prozessen? Die Bedeutung der Moderatorenrolle wird im Allgemeinen unterschätzt.

Glaubenssatz Nr. 7:
Führungskräfte für ihren Auftritt zu briefen erfordert Mut

„Wir schreiben die Rede; wie sie rüberkommt, darauf haben wir keinen Einfluss.“
Das traut sich aber niemand den Betroffenen gegenüber anzusprechen. In diesem Fall kann ein externer Experte ohne Scheu die notwendigen Fragen stellen – auch dem Top Management. Inhalt und Kommunikationsstil müssen sowohl zur Persönlichkeit als auch in das Gesamtkonzept passen. Eine Generalprobe kann sehr hilfreich sein. Dabei geht es nicht um Perfektion, Helden mit kleinen Schwächen sind uns sympathischer. Aber es ist wichtig, die Stärken der Personen, die auftreten, zu optimieren, ihnen Sicherheit zu geben, damit sie authentisch und spontan agieren können.

Glaubenssatz Nr. 8:
Die Atmosphäre ergibt sich von selbst

„Manchmal entsteht Atmosphäre, eher im Informellen, dann wieder nicht.“
Man betritt die Location und spürt sofort ob man sich wohl fühlen wird. Veranstaltungen sind meist ohne Emotionen und Leidenschaft, dafür inhaltlich überfrachtet. Ansprachen oder Power-Point im Überfluss, es fehlt der rote Faden und die Erlebnisqualität. Das Publikum aber nimmt mit allen Sinnen wahr, wie sich eine Organisation präsentiert. Von der inhaltlichen Konzeption über die Gestaltung des Raums, die Dramaturgie bis zur Kommunikation, trägt alles zur Atmosphäre bei.

Glaubenssatz Nr. 9:
Kultur ist etwas für das Rahmenprogramm

„Da fragen wir den Geschäftsführer was ihm für das Rahmenprogramm gefällt.“
Für alle Teilnehmer, die bis zum Schluss durchgehalten haben – sozusagen als Belohnung – eine Unterhaltung zu bieten, ist besonders weit verbreitet. Diese Trennung zwischen Fach- und Rahmenprogramm schafft zwei Welten, die ohne Zusammenhang ablaufen. Veranstaltungen, die schon bei der Konzeption künstlerische Ansätze integrieren und damit die Inhalte spannend und einmalig machen, sind noch selten zu finden – das sind Ereignisse, die von den Gästen als Gesamtkunstwerk erlebt werden.

Glaubenssatz Nr.10:
Es ist vorbei wenn der letzte Gast die Location verlässt

„Alle sind froh wenn die Veranstaltung aus ist und keiner will dann mehr etwas davon hören.“
Die Chancen einer gezielten Nacharbeit werden oft nicht erkannt und daher auch nicht genutzt. Durch die Weiterführung der Kommunikation werden Kontakte gefestigt, die nachhaltige Wirkung des Erlebnisses wird mit zusätzlichen Medien verstärkt und das Unternehmen bekommt wertvolles Feedback. Professionelles Projektmanagement schließt auch eine interne Manöverkritik zum gesamten Prozess ein und wird damit zu einer Lernchance für alle Beteiligten.

©Gerhard Flekatsch_www.flekatsch.at

©Gerhard Flekatsch_www.flekatsch.at

 

 

 

 

Das Bild zu diesem Beitrag ist ein Werk des Künstlers
Gerhard Flekatsch, Wien, www.flekatsch.at
Titel: aus der Serie (be)deutung, ohne vorgegebenen Titel“
2013 / Acrylfarbe auf französischem Baumwolltuch

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